Datenschutz
Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Hinweisgeber im Hinweisgebersystem
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbei-
tung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Tätigkeit zur Verfügung zu stellen. Diese Information
bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns im Rahmen des Hinweisgebersystems
zur Umsetzung der Richtlinie 2019/1937 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23. Ok-
tober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden der gesetzlichen An-
forderungen an interne Meldestellen gemäß §§ 12 (1), 13 des Gesetzes für einen besseren Schutz hin-
weisgebender Personen (BGBl. 2023 I Nr. 140 vom 02.06.2023; im Folgenden: HinSchG) und hiernach
erlassener landesgesetzlicher Regelungen für Landes- und Kommunalbehörden sowie deren Unternehmen.
ECOVIS betreibt das Hinweisgebersystem in unserem Auftrag, da wir als datenschutzrechtlich Verant-
wortliche hierüber unseren Beschäftigten und ggf. auch Dritten (sog. Hinweisgeber) die - auch anonyme -
Übermittlung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten durch Mitarbeiter
des Unternehmens (Betroffene) mit dem Ziel der Prüfung solcher Hinweise und ggf. der Einleitung von
Folgemaßnahmen zur Beseitigung von Mängeln oder Ahndung von Verstößen gegen unternehmensin-
terne oder auch gesetzliche Regelungen eröffnen.
Dies trifft in gleicher Weise auf die Nutzung als Ombudsstelle im Rahmen des sachlichen Anwendungs-
bereiches des § 2 (1) Nr. 1 - 10 HinSchG zu.
Im Hinweisgebersystem werden somit ggf. Daten des Hinweisgebers und auch Daten von Dritten, d. h.
• unseren Mitarbeitern als Betroffene,
• möglichen Zeugen zu Sachverhalten
aufgrund der vertraglichen Regelung zwischen uns und Ecovis als Auftragsverarbeiter verarbeitet.
Im Rahmen der Funktionsübertragung nimmt ECOVIS die Hinweise von Hinweisgebern entgegen, anony-
misiert diese und übermittelt die zur Prüfung möglicher Rechtsverstöße erforderlichen Informationen an
die bei uns verantwortlichen Stellen. Nach Aufklärung der Sachverhalte durch uns, informieren wir ECOVIS
über die ergriffenen Folgemaßnahmen. ECOVIS informiert dann - soweit dies möglich ist - den Hinweisge-
ber über die ergriffenen Folgemaßnahmen.
I. Kontaktdaten - Verantwortlicher
ASB Küstenkinder gGmbH
Neue Dorfstraße 6,
18196 Dummerstorf
Tel.: 038208 8433-100
E-Mail: geschaeftsstelle@asb-kuestenkinder.de
Auftragsverarbeiter als interne
Meldestelle:
Ecovis Keller Rechtsanwälte PartG mbB
Am Campus 1-11, 18182 Rostock/Bentwisch
Tel.: 0381 128849-0
E-Mail: meldestelle380@ecovis.com
Internet: Meldestelle - Datenschutz-Beratung (ecovis.com)
Externer
Datenschutzbeauftragter
Herr Sebastian Fröhlich
E-Mail: datenschutz@ecovis.com
II. Verarbeitungsrahmen
Wenn Sie Hinweisgeber sind:
Im Rahmen des Hinweisgebersystems erhebt die durch uns beauftragte Meldestelle bei ECOVIS in Abhän-
gigkeit der vom Hinweisgeber, Dritten oder von uns übermittelten Informationen die folgenden Katego-
rien von Daten:
• Identifikationsdaten Kontaktdaten Anrede / Geschlecht Adressdaten,
• Berufliche Tätigkeiten Wohnadresse Gegenwärtige Arbeitsstelle,
• Angaben zu möglichen Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder Handlungen unter Verstoß gegen unter-
nehmensinterne ethische Regelungen,
• Angaben zu möglichen Zeugen der angezeigten Sachverhalte.
Diese Daten können einen Personenbezug aufweisen, insbesondere wenn es sich bei den Dritten um na-
türliche Personen handelt oder solche Personen als Organ, sonstiger Vertretungsberechtigter, Ansprech-
partner, Rechtsvertreter oder in ähnlicher Funktion für Dritte tätig werden.
Die interne Meldestelle ECOVIS erhebt die Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit dem Hinweisge-
ber. Personenbezogene Daten betroffener Mitarbeiter unseres Unternehmens erhebt die Meldestelle
erstmalig ebenfalls vom Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informatio-
nen, die die Meldestelle von uns erhalten hat.
Im Rahmen der Sachverhaltsprüfung werden uns daneben ggf. auch ergänzende Daten durch Dritte offen-
gelegt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn uns Daten von Kunden und Geschäftspartnern, Rechts-
vertretern, Versicherungen, öffentlichen Stellen, Gutachtern, Gerichten oder Behörden übermittelt wer-
den.
Aus öffentlichen Quellen erheben wir - soweit nicht vorhanden - Kontaktdaten und ergänzende Informati-
onen.
Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten des Hinweisgebers besteht nicht.
Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten des Hinweisgebers hat in der Regel zur Folge, dass nicht
über Folgemaßnahmen informiert werden kann. Möglicherweise kann der Sachverhalt nicht vollständig
aufgeklärt werden.
Sofern der Hinweisgeber seine personenbezogenen Daten der Meldestelle ECOVIS zur Verfügung stellt,
werden diese ausschließlich im Rahmen einer informierten und schriftlichen Einwilligung und nur im für
die Aufklärung des Sachverhaltes erforderlichen Umfang durch uns als Beschäftigungsgeber verarbeitet.
Die Meldestelle gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers sowohl durch eine Datentrennung in-
nerhalb des Hinweisgebersystems als auch durch die Übermittlung ausschließlich anonymisierter Daten
an uns.
Bei der Datenverarbeitung in unserem Unternehmen werden keine automatischen Überwachungs- oder
Bewertungssysteme eingesetzt.
III. Rechtsgrundlage
• Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Rahmen Erfüllung der vertraglichen Funktionsübertra-
gung zur Bereitstellung eines Hinweisgebersystems:
a. Die Datenverarbeitung der Hinweisgeber bei der Meldestelle ECOVIS erfolgt auf Basis einer Einwil-
ligung gem. Art. 6 (1) a DSGVO zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für
den Zweck der Information über den Fortgang des Verfahrens und ggf. Rückfragen zur Klärung des Sach-
verhaltes. Schließlich kann es vorkommen, dass wir die Datenverarbeitung auf eine vom Hinweisgeber
freiwillig, informiert und unmissverständlich für weitere konkreten Zweck abgegebene Einwilligung stüt-
zen. In diesem Fall informieren wir den Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Einwilligung gesondert.
b. Die Dokumentation der Meldung sowie die Verwendung der durch den Hinweisgeber bereitge-
stellten eigenen personenbezogenen Daten, möglicherweise benannter Dritter als Zeugen oder als Ver-
ursacher eines zu untersuchenden Sachverhaltes erfolgt auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in
Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, hier insbesondere nach
§§ 9, 10 HinSchG.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere,
nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnten. In einem solchen Fall behalten wir
uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche
Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entspre-
chend informieren.
IV. Dauer der Datenspeicherung
Die Dokumentation der Meldung wird aufgrund gesetzlicher Vorschriften für 3 Jahre nach Abschluss des
Verfahrens im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei Ecovis verwahrt (§ 11 (5) HinSchG).
Die Meldestelle bei Ecovis hat eigene gesetzliche Aufbewahrungsfristen, so dass die Dokumentation der
Meldung gem. § 50 BRAO zur sechsjährigen Speicherung nach Ende des Jahres besteht, in dem das Verfah-
ren abgeschlossen wurde,
V. Weitergabe und Auslandsbezug
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Die durch die Meldestelle erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften aus-
schließlich dann an andere Empfänger und Dritte weitergeleitet, wenn dies unter Wahrung der Anonymi-
tät des Hinweisgebers möglich ist oder durch diesen im Einzelfall eine Einwilligung vorliegt.
Zum technischen Betrieb der Kommunikations- und Datenverarbeitungssysteme werden externe Daten-
verarbeiter als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO einbezogen, so dass die Verarbei-
tung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt. Diese wurden
sorgfältig insbesondere im Hinblick auf die erforderliche Vertraulichkeit der Datenverarbeitung ausge-
wählt, vertraglich gebunden und werden regelmäßig überwacht.
• Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beab-
sichtigt.
VI. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind
• Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt
(Art. 17 DSGVO) und
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, dann haben Sie das Recht, die von Ihnen er-
teilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der erteilten Einwilligung bis
zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. Wir weisen daneben noch
einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebenei-
nander geltenden Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor,
die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrund-
lage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informie-
ren.
Bitte beachten Sie, dass die Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO gegenüber betroffenen
Personen, deren personenbezogene Daten die Meldestelle im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns nicht bei
diesen selbst erheben, nicht anzuwenden ist. Auch das Recht von betroffenen Personen auf Auskunft
nach Art. 15 DSGVO ist insoweit eingeschränkt, als dies die entgegenstehenden Rechte und Freiheiten des
Hinweisgebers oder Dritter beeinträchtigen würde. Soweit der Meldestelle daher Ihre Daten im Rahmen
eines erteilten Auftrages Daten von Dritten übermittelt wurden, ersuchen wir Sie, die Betroffenenrechte
bei uns direkt einzufordern.
Das datenschutzrechtlich verankerte Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Wider-
spruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO) finden beim Umgang mit Daten im Rah-
men der Verarbeitung von Hinweisen durch Hinweisgeber keine Anwendung, da hier das Hinweisgeber-
schutzgesetz eine klare Entscheidung zum Vorrang der Nachverfolgbarkeit gegenüber möglicherweise Be-
troffenen bis zum Abschluss der internen Ermittlungen ausschließt. Kommt es dann jedoch zu Folgemaß-
nahmen nach § 18 HinSchG, gelten dann dort die entscheidenden gesetzlichen Regelungen vorrangig.
Der Meldestelle ist eine Erfüllung dieser Betroffenenrechte aus berufsrechtlichen Gründen nicht erlaubt,
soweit die Meldestelle mit deren Erfüllung gegen die sie gesetzlich treffende Berufsverschwiegenheit ver-
stoßen würde.
Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie
der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestim-
mungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
[Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern Schloss
Schwerin, Lennéstraße 1,
19053 Schwerin
Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Web: www.datenschutz-mv.de
https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/
Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist
hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten
geht. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.